Avainsanat
”Onnistuu, mutta ei tänään”, oli lause, jonka kirjoitin tänä aamuna vastauksena sähköpostiin. Tuo lyhyt, mitättömältä kuulostava lause oli ehkäpä merkittävin asia, jonka tein koko päivänä. Ainakin siltä se tuntui itseni kannalta.
Tarina alkaa siitä, että minulla oli tälle päivälle kaksi isoa tehtävää, joihin olin päättänyt keskittyä. Niitä ei voinut siirtää. Aamulla sähköpostiini oli kuitenkin tullut aivan turhanpäiväinen tehtäväpyyntö, joka vaikutti uhkaavasti sekoittavan suunnitelmani. Se ei olisi ollut iso asia hoitaa, mutta jälleen kerran se olisi ollut yksi keskeytys lisää juuri silloin, kun muut tehtäväni vaativat keskittymistä. Pidin pääni ja ystävällisesti totesin hoitavani asian, mutten tänään. Sähköposti lauloi jotain murinaa vastauksena, mutta pidin pääni. Jos asia on aidosti kiireellinen, siihen löytyy varmasti joku muukin.
Ajanhallinta tämänkaltaisessa työssä on välillä vaikeaa. Pyyntöjä tulee oikealta ja vasemmalta, sivusta ja takaa. Etsitkö materiaalin, täydennätkö CV:n, luitko jo mailin, lähetitkö jo mailin, viitsitkö vilkaista, voisitko kommentoida. No en voi! En juuri nyt. Kiitos kysymästä, mutta tässä on vähän muuta kesken. Tervetuloa jonoon, ota vuoronumero.
Toimistolla tai etänä, aina on joku vaatimassa palaa ajastani. Yritän suojautua nappikuulokkeideni suojaan, mutta pirulaiset löytävät minut sieltäkin. Toisinaan haaveilen, että voisin pystyttää ympärilleni aidan, jossa lukisi ”ei käytettävissä”.
Kuinka monta kertaa olet kuullut jonkun sanovan, että hän tulee aikaisin aamulla töihin, jotta voi keskittyä rauhassa? Mahdollisuus keskittyä on usein kiinni omasta itsestä ja siitä, miten hallitsee ajankäyttöään. Olennaista on myös se, minkälaisen viestin antaa muille ihmisille. Aina ei tarvitse olla käytettävissä, eikä sellaista kuvaa edes mielestäni pidä antaa.
Jos työpäivä täyttyy pienistä, epäolennaisista työtehtävistä tai kokouksista, todella merkittävät työt jäävät iltaan ja viikonloppuun. Jos näin on, kannattaa miettiä, mikä omassa ajankäytössä on pielessä. Niin itse ainakin tekisin. Ovatko kaikki tehtävät todella sellaisia, että ne pitää tehdä? Pitääkö juuri sinun tehdä ne? Voiko niitä jaksottaa pidemmälle aikavälille? Mitkä tehtävistä pitää olla hyvin tehtynä, vai missä riittää vähempi? Toki ylin johto on asia erikseen, mutta ollaanpa rehellisiä ja todetaan, että aika harva meistä on siinä asemassa, jossa pitäisi olla aina valmis 24/7. Sitä paitsi, kyllä johtajat – ja varsinkin he – priorisoivat.
Miten tarina päättyy? Kun olin saanut keskittyä varsinaiseen työhöni, minulle jäi päivän lopuksi aikaa hoitaa myös aamun sähköpostipyyntö.
—
Ajanhallinnasta on hyvä blogikirjoitus myös mm. HBR:n sivuilla.
kuva: Will Lion