Avainsanat
ajankäyttö, Gibraltar, hyvät kokoukset, innovointi, konsultointi, Powerpoint, ystävät
Menneen viikon kokoukset saivat minut jälleen pohtimaan onnistuneiden palaverien vaikutusta hyvään elämään.
Näen työssäni paljon kokouksia, joiden eteen ei nähdä riittävästi vaivaa. Tavoite puuttuu, esiintyjä ei ole valmistautunut, osallistujat eivät ole valmistautuneet, esitysmateriaali on hirveää saastetta, palaverissa istuvat väärät ihmiset, ajankäytöstä ei pidetä kiinni tai kokousympäristö on väärä suhteessa tavoitteisiin.
Powerpoint-kalvojen lukeminen ei ole riittävä syy kutsua ihmiset kokoon. Kuka tahansa voi lukea samat asiat sähköpostista, siihen ei tarvita kokousta. Jos kyseessä on uusien ideoiden kerääminen tai ongelmien ratkaiseminen yhdessä, pääosa kokousajasta pitää käyttää keskusteluun, ei esiintyjän monologiin tai kalvosulkeisiin. Sama pätee tiedottamistarkoituksessa pidettyihin kokouksiin. Asioiden merkitys ymmärretään ja sisäistetään keskustelun kautta. Ihmiset on kutsuttu kokoon tietystä syystä, ja heidän ajankäyttöään pitää kunniottaa. Yhdessä vietetyn ajan olisi syytä antaa jotain merkityksellistä osallistujille.
Tavallinen kokous ei sovi uusien ideoiden luomiseen. Liian usein yritetään innovoida väkipakolla. Onkohan joskus jotain suurta ja mullistavaa keksitty niiden kahden tunnin aikana, jotka on kalenterista varattu tähän tarkoitukseen? Miten mitään uutta voisi syntyä tutussa kokoustilassa? Huoneessa, jossa kaikki nököttävät turvallisen etäisyyden päässä toisistaan kokouspöydän ääressä, tyhjän fläppitaulun kuumottaessa nurkassa.
Omat ideani syntyvät usein suihkussa tai hampaita pestessäni. Yhteisölliseksi työtilanteeksi sitä ympäristöä on vaikea järjestää, ainakaan jos haluaa pysyä sovinnallisuuden rajoissa. Haluan sanoa, että ideat löytyvät silloin, kun niiden antaa vapaasti tulla. Aivot työskentelevät parhaiten stressittöminä, ja ympäristö voi luoda rentouttavan ilmapiirin, jolla on suuri merkitys uuden luomisessa. Ei kai turhaan sanota, että monet esimiehet pursuavat ideoita lomaltaan palattuaan.
Itse uskon, että ideoita syntyy silloin, kun seuraavat edellytykset täyttyvät:
- Ideoinnille on annettava aikaa, mutta lopputuloksille pitää olla takaraja.
- Osallistuvan ryhmän on oltava tiiviisti yhdessä ja heidän pitää keskittyä ideointiin ilman häiriötekijöitä.
- Ympäristön pitää olla riittävän erilainen normaaliin työarkeen verrattuna.
Ystäväni ja entinen kollegani ehdotti taannoin – ihan tosissaan – että koko projektijengi lähtisi Gibraltarille ideoimaan. Hänen ehdotuksena olisi täyttänyt loistavasti yllä kirjoittamani kolme ehtoa. Jos ystäväni olisi saanut ideansa läpi, kuka tietää miten hyviä tuloksia projektiryhmä olisi tuonut mukanaan. Joskus on lähdettävä kauas, jotta näkee vielä kauemmas.
—
kuva: bachmont